契約書や覚書に代表される項目（納品期日や納入方法、金額、作業場所）の他、何を納品するのか、日々作業が発生するのであれば進捗報告はどのように行うのか、使用する手順類は何か、といった点を文書化し、これについて合意します。口約束になると、実施すべき作業が漏れるおそれがあります。必ず文書に残すようにしましょう。

サプライヤを放っておいても順調に進めていてくれるのであれば良いのですが、それではリスクが高くなります。合意した事項にもとづいて活動を行っているかどうかを、管理面や技術面からレビューし、合意から逸脱している場合はそれを是正する必要があります。

調達したものをそのまま受け入れることはリスクを伴います。プロジェクトに受け入れる際は、受入基準を明確にした上でレビューやテストを実施します。検出された不備については、その是正計画を作成し、是正処置が完了するまで管理することが必要です。

サプライヤからの納品物が、すべて契約要件を満たし、受入基準を満たすまで、最終支払いを行うべきではありません。受入基準を満たしたことを確認した後、サプライヤと契約した内容に従って支払いを行い、請求書と支払いの記録を保管しましょう。