決められた方法に従ってプロジェクトを遂行していることや作業成果物が作成されていることを評価する計画を立てていますか? 計画には、範囲、評価の対象となるプロセスと作業成果物、評価の深さと網羅度、スケジュール、報告先などが含まれます。また、プロジェクトのすべてのプロセスや作業成果物をレビューするだけの十分なリソースがない場合がありますので、過去の履歴データを参考にして、課題がある可能性が高いプロセスまたは作業成果物に焦点を合わせた計画にすると効率的です。
プロジェクトが実施しているプロセスや作業成果物についての客観的な評価を行います。プロジェクトが成功するには、客観的に評価することが重要です。客観的に評価するためには、評価者がプロジェクトから独立していることと、基準を用いていることが重要です。
プロジェクトメンバが自分の属するプロジェクトの評価をすると、プロジェクト内から何らかの圧力があったり、主観が入ったりするおそれがあります。
また、何をもって評価するかの基準が明確でないと、評価者自身の判断で評価をしてしまうおそれがあります。何をもって決められた方法に従っているといえるか、という点を確定する必要があります。これが基準であり、チェックリストなどの形式にまとめることによって、同じ観点で、決められた方法に従っているかどうかを判断できます。
評価結果は、できていた点も含めできていなかった点も記録します。
客観的な評価をしたものの、その結果が適切に報告されなければ、プロジェクト内で決められた方法に従っているのかどうかはもちろん、問題を見過ごしたままプロジェクトが遂行されたり、作業成果物が作成されたりするおそれがあります。
評価結果は、プロジェクトリーダやプロジェクトマネージャ、場合によっては経営層などにも報告することが必要です。なぜなら、解決にあたってはプロジェクト内では対応しきれないものや組織全体で対処が必要な場合もあるからです。
評価者は、評価結果の報告の他、プロジェクトができていなかった点についての対処方法、及び対処結果も把握しておく必要があります。
品質保証の結果は、記録として管理しておく必要があります。なぜなら、品質保証活動は1回限りで終わるものではなく、次回以降もその記録を参照しながら実施するからです。これは、プロジェクトが決められた方法に従わなかった点について、きちんと解決しているかという点を確認することにも使われます。
また、記録を残すことによって、プロジェクトではどういった傾向があるのか(例えば、進捗管理はきちんと行っているが、課題管理についてはおろそかになりがちであるといった)が把握できるようになります。