計画したとおりにプロジェクトを運営しているかどうかを把握しなければ、現状を維持したまま進めてよいのか、あるいは改善した方がよいのかどうか、手の打ちようがありません。作業進捗に遅れは生じていないか、予算内に収めているかといった点を実績値をみて判断し、プロジェクトの現状を把握します。

プロジェクトが満たさなければならない合意が、きちんと守られているかどうかを把握する必要があります。レビューをし、合意と現実との間に相違点がある場合は、是正処置をとる必要があります。

リスクに関する計画をもとに、そのリスクが発生しそうなのか、状況を確認する必要があります。とりわけ、長期間にわたるプロジェクトにおいては、期間中に新しいリスクが出てきます。こういったリスクを特定し、分析することも重要です。リスクの発生状況については、プロジェクトの関係者に伝達することも忘れてはなりません。

プロジェクトに管理する必要のあるデータ数や、公開レベル（社外秘なのか、プロジェクトメンバ内でのみ公開なのか）を計画にて定めていますが、これらの状況を把握することがここでの目的です。プロジェクトでの要求や状況などが変わったり、あるいは進捗をみる中で、新たに管理する必要があるデータが出てきたり、管理不要となるデータが出てきたりする可能性もあります。その場合は、再計画する必要が生じるかもしれません。

プロジェクトの利害関係者が、計画したとおりに関与しているかを把握しておく必要があります。例えば、「技術に関する質問の回答者は○△さん」と決めたならば、その人が適切に役割を果たしているかどうかを把握するということです。4と同様、プロジェクトが進むにつれて、あるいはプロジェクトでの要求事項が変わったりすれば、関係者は増減する可能性もあります。これに合わせて計画も変更するとともに関与状況を把握しておく必要があります。

週次や月次といったタイミングで、プロジェクトの状況をレビューする必要があります。項目No.1～5での状況把握を踏まえて、進捗状況に問題はないのか、問題があればどういった内容なのかといった点を、プロジェクトリーダやマネージャ、顧客などとともに進捗会議などでレビューします。

項目No.6は略式のレビューで行うこともありますが、項目No.7はプロジェクト計画時に特定したマイルストーンのタイミングで行う公式レビューになります。
マイルストーンでレビューを実施する意義としては、そのフェーズでの達成度合いと結果をレビューすることにより、次のフェーズに進んで良いのかの判断を行ったり、次フェーズに持ち越す課題の把握などを行ったりすることが挙げられます。実際には工程判定会議などで、そのフェーズにおいて実施すべき活動が完了したのか、どういった問題が残っていて、それは解決する見込みなのかなどを評価します。このレビューは、プロジェクトメンバや顧客、エンドユーザなどのプロジェクト関係者を含めて行います。

プロジェクトの運営中、計画と実績との間に大きな差異が発生した場合、早期に手を打たなければプロジェクトは失敗するおそれがあります。例えば、プログラムの検証中に見つかった課題や、リスクの状況が大幅に変化したといった問題、顧客やエンドユーザいったプロジェクト関係者が思ったとおりに関与しないといったような問題が発生した場合、まずこれらの問題を課題一覧などに集め、是正処置の必要性を判断します。

ここでは必要な是正処置について、具体的に誰がいつまでに対応するのかを決めます。時として、特定した課題をいわゆる様子見する場合もありますが、いずれにしても処置をした内容についてプロジェクト関係者とともにレビュー、合意をする必要があります。

是正処置をとったならば、対応が完了するまで状況を把握しておきましょう。そうでないと、課題を特定して処置をしっぱなしになり、場合によってはあらたに問題が発生するおそれがあります。
また、その処置がどれだけ効果があったのかも確認しましょう。