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メールマガジン「銀の弾丸ディスパッチャー」

第160号:2017/07/25

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┃月刊 銀ノ弾丸★ディスパッチャー      ┏┛Optimizing     ┃
┃≪≪プロセス改善のためのCMMI活用≫≫   ┏┛Quantitatively Managed┃
┃                    ┏┛Defined         ┃
┃発行:(株)大和コンピューター     ┏┛Managed          ┃
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長く使っていると冷蔵庫も痛んでくる。三段目の引き出しを閉めると、一番上の
扉が開くようになった。なんどやっても確実に開く。
                (OPP SP 1.5 プロセス実績モデルを確立する)

CONTENTS
■ノートテイキング:インタビュー中のメモの効率を上げるちょいテク


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■ピーアール
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■ノートテーキング:インタビュー中のメモの効率を上げるちょいテク
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CMMIの評定にアプレイザルチームメンバとしてインタビューに参加した際、皆さ
んはちゃんとノートをとれてますか?

評定のインタビューでは、チームメンバはノートテーカとして、インタビューイ
の発言やふるまいをノートに記録することが典型的です。その記録はアファメー
ション(証言)のデータに割り当てられ、評価の根拠として使われますので、正し
くノートをとることは重要です。

ですが、インタビューは短くても30分、長いと2時間くらいやることもあります
ので、慣れている人でもずっとノートを取り続けるのはなかなか大変です。イン
タビューには、事前の質問作成や質問時のファシリテーションなど、必要になる
技術は多々ありますが、今回はノートテーキングに着目して、私が普段のアプレ
イザルで行っているちょっとしたコツをいくつかご紹介しましょう。

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紙のノートで記録する場合:素早く書ける道具を使う
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インタビュー中のメモは、基本は紙とペンで行います。

なるべくスムーズに書けるよう、鉛筆やシャーペンよりはボールペンを使って書
くのがお勧めです。

インタビュー中の発言は機密保持と不特定の原則がありますので、記録したノー
トのページはアプレイザル終了後に廃棄することが多いです。ですので、ページ
を破り捨てなくて済むよう、私は普段の業務で使っているノートを使わずに、A4
サイズのコピー用紙などに罫線を印刷したものを事前に用意して使っています。

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PCを使って記録する場合:表計算ソフトで情報を整理する
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今時のノートPCは軽くてバッテリ持ちも良く、機動性にすぐれているせいか、イ
ンタビュー中のメモもノートPCで取る人が増えているように思います。紙で書い
た方が効率良くノートが取れるとか、速記が得意だとか、その方が情報が取り出
しやすいという人は紙で書きましょう。そうでない人はPCを使って記録すると良
いでしょう。

私は後者なので、最近はもっぱらノートPCを使って記録をとっています。

インタビューのメモを速くキレイに書けるということだけでなく、表計算ソフト
を使うことで、作成した質問の順番を整理したり、書いたメモを検索したり、対
応するCMMIのプラクティスへのタグ付けや追加で必要となったエビデンスの紐付
けがしやすかったり、アファメーションへの反映がコピー&ペーストで済んだり
といったことができて、いろいろと便利です。

実際にはどんなことをしているかというと、インタビューの事前準備として、表
計算ソフトを使って以下のようなレイアウトの表を用意します。これでインタビ
ュー中に必要な記入要素をほぼ網羅できます。
┌──┬───┬──┬───────┬───┬───────┬────┐
│PA  │Prac  │Prj#│質問内容      │回答者│回答内容      │追加メモ│
├──┼───┼──┼───────┼───┼───────┼────┤
│REQM│SP1.1 │ 1  │どのように…  │○○  │…しました    │        │
├──┼───┼──┼───────┼───┼───────┼────┤
│    │      │    │              │      │              │        │
├──┼───┼──┼───────┼───┼───────┼────┤

使い方としては、自分の担当プロセス領域(PA)のプラクティス(Prac)について
質問を作成し、一連の質問を洗い出した後、スムーズな流れになるように質問の
順番に並べ変えます。対象プロジェクト番号欄(Prj#)や回答者欄は主にグループ
インタビューの時に使います。

インタビュー時は、自分の質問に関しては、得られた回答を質問横の回答内容欄
に記入し、把握してないドキュメントの話が出てきたら、すかさず追加メモ欄に
記入しておきます。インタビューの最後に「何か追加で必要になったエビデンス
はありますか?」と聞かれた時に、この追加メモ欄が活躍します。

他のチームメンバが質問した内容は別の行に記入していくことで、インタビュー
中のすべての質問と回答を1シートでまとめることができます。

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PCを使って記録する場合:辞書に単語を登録する
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PCを使って入力する場合にネックになることとして、「キー入力の速度」と「誤
変換」があると思います。

これらを解決するのに、タッチタイプの速さと正確さを向上させる以外の有効な
手立てとしては、日本語入力システム、即ちIMEをより変換効率の良いものに変更
するか、それが不可能な場合は、IMEの単語登録機能を使うのが良いかと思います。

アプレイザルのインタビューにおいて、登録しておくと便利そうな単語がいくつ
かあります。実際に私が登録しているものをご紹介します。

<対象組織内の部署名>
 インタビュー中に登場しそうな部署名や地域名、その略称などを登録します。
 例えば、品質管理部の略称である【品管:ひんかん】など。単語登録してお
 かないと、「貧寒」になってしまうことがあります。ほかには、システム開
 発部を【シス開:しすかい】、技術開発部を【技開:ぎかい】など。
 あとは、東京・大阪間を表す略称として【東阪:とうはん】など。

 「ひんかん」と入力したら「品質管理部」と正式な名称を表示させたいという
 ニーズもあるかと思いますが、その場合はそのように登録すると良いでしょう。
 インタビュー中に発言された単語をそのまま表示して、誤変換や手戻りを極力
 少なくなることを優先したいなら、略語を登録すると良いかと思います。

<プロセス関連の用語や略語>
 以下のようなプロジェクト管理関連の用語や略語がよく使われます。
  【プロ計:ぷろけい】 プロジェクト計画の略称として。
  
  【週次:しゅうじ】
  【週一:しゅういち】
  【予実:よじつ】 予定と実績の略語。
 
  【現新:げんしん】 マイグレーション開発などで行われる現新比較テスト
            がある場合に。
 
  【次工程:じこうてい】【次案件:じあんけん】
  【次プロジェクト:じぷろじぇくと】
  
  【朝会:あさかい】【昼会:ちゅうかい】【夕会:ゆうかい】
  
  【最新化:さいしんか】 再進化となりがち。
  【版管理:はんかんり】 半管理となりがち。
  
 以下は工程やフェーズの略称でよく使われています。
  【外設:がいせつ】 外部設計の略称として。
  【内設:ないせつ】 内部設計の略称として。
 
 以下の略称はあまり聞かないですが、組織内で使われている場合には登録して
 おくと良いでしょう。
  【要定:ようてい】 要件定義の略称として。
  【基設:きせつ】 基本設計の略称として。
  【詳設:しょうせつ】 詳細設計の略称として。
 
 CMMIのプロセス領域の名称の中で一発で変換できない代表。
  【技術解:ぎじゅつかい】

昔のIMEは、「せいかぶつ」が「青果物」に、「かんり」が「官吏」に最初に変換
されるなどイラッとすることが多かったのですが、最近のIMEはだいぶ精度が改
善されて意図した変換をしてくれるようになりました。また、上記のような単語
登録をしなくても、一度変換すれば、次からは期待どおりの変換を今のIMEはし
てくれます。

しかしアプレイザルで使用するPCが最新のIMEを導入できるとは限らないので、
その場合は上記のような単語を登録しておくと、メモ作業効率アップに効果を発
揮すると思います。

他にもこんな単語登録しておくと便利だよ、というものがあれば教えていただけ
ると幸いです。
                                (大久保)
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次号は8月25日配信予定です。

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CMMIおよびSCAMPIは、CMMI研究所の登録商標です。
SEPGおよびIDEALは、カーネギーメロン大学のサービスマークです。
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